Intelligenta dokumentprocesser i fastighetsbranschen

Intelligenta dokumentprocesser är en del av det tekniska paradigmskifte som pågår just nu och i fastighetsbranschen behovet av dessa processer stort. Sands lösning har anpassats för att effektivisera datainsamling från förbrukningsfakturor.

Hållbarhetsredovisningarna går på ett kick!

Utmaning
Som fastighetsägare är det viktigt att ha ordning på sin data kring sin förbrukning av energi, fjärrvärme, fjärrkyla och vatten. Det behövs både för hållbarhetsredovisningen och är en viktig del i underlag för kostnadsanalys.

För de fastigheter som inte har direktuppkopplade mätare är insamling av data ett tidskrävande precisionsarbete och många fastighetsägare står inför utmaningen att hitta en effektiv lösning.

Lösning
För att samla in förbrukningsdatan kan man använda fakturor som datakälla. Här finns all data man behöver: avläst period, förbrukning, kostnader och mätar-id. Dock har det tidigare behövs mängder av manuellt arbete för att bearbeta fakturorna men Sand har nu med hjälp av artificiell intelligens utvecklat en specifik maskininlärningsmodell för automatisk tolkning av förbrukningsfakturor. 

Den intelligenta tolken förstår fakturan likt en människa och kan automatiskt analysera, extrahera och strukturera datan från både e-fakturor och PDF-fakturor på bara några sekunder. Därefter exporteras vidare datan som fil eller för att integreras in ett redan befintligt system.

Genom att använda fakturorna som datakälla kan man snabbt och kostnadseffektivt få igång sin datainsamling utan att behöva koppla upp sina mätare. Lösningen möjliggör också att man enkelt kan samla in historiska data vilket är viktig del för att göra framtida prognoser samt som i underlag för värdering av fastigheten.

Kundcase

Samhällsbyggnadsbolaget, SBB, tog hjälp av Sand för att automatisera inläsning av förbrukningsdata.

Om SSB

För ett fastighetsbolag i SBB:s storlek är det ett stort arbete att samla in förbrukningsdata från alla tusentals energimätare, i synnerhet eftersom nya fastigheter tillkommer hela tiden och att man över hundra olika energileverantörer. Tidigare har datainsamlingen varit manuell, där fastighetsskötaren haft i uppdrag att månadsvis läsa av den fysiska mätaren i respektive fastighet, vilket är både ineffektivt samt har resulterat i låg träffsäkerhet. Med ett ökande bestånd av fastigheter och EU-krav på hållbarhetsrapportering behövde SBB en lösning för att snabbt och effektivt kunna samla in nödvändig förbrukningsdata.
"Med AI-roboten skannas och tolkas varje energifaktura, av totalt 50 000 inkomna varje år, på 3 millisekunder och läggs in automatiskt i uppföljningsverktyget"

– SBBs Årsredovisning 2020

Lösning

Sands intelligenta dokumenttolk analyserar och extraherar varje energifaktura på förbrukningsdata, anläggnings- och mätarnummer. En pappersfaktura tar några sekunder att läsa in och en e-faktura tar millisekunder. Datan skickas sen vidare via ett RPA-system in till SBB uppföljningsverktyg.

Resultat

Från att ha mycket bristande data och tidskrävande processer, till att ha all mångtalig data inläst och klar i uppföljningsverktyget klar på en dag. Systemet togs i full kraft under år 2021 och idag tolkas ca 50 000 energifakturor per år. SBB är nu i framkant i det datadrivna effektiviseringsarbete som ligger till grund för både minskad energianvändning och minskade kostnader.